KI-Beratung · Prozessautomatisierung
Daten nur einmal erfassen
Wir automatisieren wiederkehrende Abläufe zwischen E-Mail, Excel, CRM und ERP: erst messen, wie der Ablauf heute läuft, dann ein Pilot zum Festpreis, dann die Übergabe.
KI-Check ab 990 € netto·Pilot zum Festpreis, vorab schriftlich·Übergabe mit Dokumentation
01Typische Abläufe
Vier Abläufe, die sich oft zuerst lohnen
Wir wählen den Ablauf, bei dem Aufwand und Nutzen am besten zusammenpassen.
Beispiel-Szenario
- Vorher
- Anfragen kommen per Postfach und werden von Hand in die richtige Ablage verschoben.
- Nachher
- Eingehende Mails werden nach Thema gekennzeichnet und als Vorgang im richtigen System angelegt.
- Bleibt beim Menschen
- Ihr Team beantwortet den Vorgang. Auf Wunsch liegt ein Antwortentwurf bereit.
Belege & Rechnungen
Belege auslesen und zuordnen
- Vorher
- Rechnungen und Lieferscheine werden abgetippt und von Hand abgelegt.
- Nachher
- Die Angaben werden ausgelesen, geprüft und dort eingetragen, wo sie hingehören.
- Bleibt beim Menschen
- Auffälligkeiten und Abweichungen prüft eine Person.
Termine & Erinnerungen
Bestätigen, erinnern, nachfassen
- Vorher
- Bestätigungen und Erinnerungen werden einzeln geschrieben, und das Nachfassen geht unter.
- Nachher
- Bestätigung, Erinnerung und Nachfassen laufen nach festen Regeln aus dem Kalender.
- Bleibt beim Menschen
- Absagen und Sonderwünsche übernimmt Ihr Team.
Berichte
Auswertungen automatisch erzeugen
- Vorher
- Zahlen werden jede Woche aus mehreren Systemen exportiert und von Hand zusammengeführt.
- Nachher
- Der Bericht entsteht zum festen Zeitpunkt aus den Quellsystemen und geht an die Empfänger.
- Bleibt beim Menschen
- Ihr Team bewertet die Zahlen und entscheidet.
02Vorgehen
Erst messen, dann bauen
Wir beginnen mit einem einzelnen Ablauf. Nach jedem Schritt entscheiden Sie, ob es weitergeht.
Schritt 01
Ablauf aufnehmen und messen
im KI-Check
Workshop mit den Menschen, die die Arbeit machen. Wir halten fest, wie der Ablauf wirklich läuft: Übergaben, Werkzeuge, Daten und Ausnahmen.
1/4 · MessenErgebnisEine Ausgangslage, die Ihr Team prüfen kann, und die Entscheidung, was automatisiert wird und was bewusst manuell bleibt.
Schritt 02
Ein Ablauf geht live
Festpreis, vorab schriftlich
Wir bauen die erste Automatisierung und testen sie im Alltag. Umfang und Festpreis stehen vorab schriftlich fest.
2/4 · PilotErgebnisEine laufende Automatisierung mit Protokoll, Fehlerbehandlung und manuellem Rückfall.
Schritt 03
Vom Pilot in den Alltag
nach dem Pilot, auf Wunsch
Wenn der Pilot trägt, übertragen wir ihn auf weitere Abteilungen oder Abläufe und arbeiten die Erfahrungen aus dem Alltag ein.
3/4 · EinführungErgebnisDer Ablauf läuft im ganzen Team, nicht nur im Test.
Schritt 04
Dokumentation und Quellcode
Betrieb monatlich nach Vereinbarung
Dokumentation, Zugänge und, soweit vorhanden, der Quellcode gehen an Ihr Team. Was übergeben wird, halten wir vor dem Start schriftlich fest. Auf Wunsch betreuen wir die Lösung weiter.
4/4 · ÜbergabeErgebnisIhr Team erhält, was es braucht, um den Ablauf selbst zu betreiben.
03Werkzeuge
Werkzeuge, die zu Ihrem Ablauf passen
Wir bauen mit dem, was bei Ihnen schon im Haus ist, und ergänzen nur, wo es nötig ist.
- Microsoft Power Automate
- Wenn Microsoft 365 im Haus ist: Freigaben, Dokumente und Postfach-Regeln.
- Make
- Für Verbindungen zwischen Cloud-Diensten, wenn kein Standard-Connector reicht.
- n8n
- Für Abläufe mit sensiblen Daten: selbst gehostet auf einem Server in der EU möglich.
- Python
- Für Sonderfälle: Dateien auslesen, Daten prüfen, Berichte erzeugen.
- CRM- und ERP-Anbindung
- Über Schnittstellen und Webhooks, damit Daten einmal erfasst und überall genutzt werden.
- Hosting
- In der EU, auf Wunsch bei einem Anbieter Ihrer Wahl oder auf Ihrer eigenen Infrastruktur.
Wir verkaufen keine Lizenzen. Konten und Zugänge liegen bei Ihnen.
04Vorher und nachher
Derselbe Ablauf, von Hand und automatisiert
Als Beispiel: Eine Anfrage kommt per E-Mail und soll zum Angebot werden.
Beispiel-Szenario
Heute von Hand
- Die Anfrage wird gelesen und in eine Tabelle übertragen.
- Kundendaten werden im CRM gesucht oder neu angelegt.
- Das Angebot wird aus einer Vorlage zusammenkopiert.
- Das PDF geht per Mail raus. Das Nachfassen steht im Kalender, wenn jemand daran denkt.
Nach der Automatisierung
- Die Anfrage wird erkannt und als Vorgang angelegt. Die Daten stehen einmal im CRM.
- Das Angebot wird aus den Kundendaten vorbereitet.
- Eine Person prüft und gibt frei.
- Versand und Nachfass-Erinnerung laufen nach festen Regeln. Jeder Schritt ist protokolliert.
05Interne Werkzeuge
Aus der Excel-Liste wird ein Werkzeug
Passt ein Ablauf in keine Standard-Software, bauen wir ein kleines Werkzeug genau dafür. Fertige Software ist oft die bessere Wahl, und das sagen wir Ihnen vorher.
Admin-Konsolen
Aufträge, Ausnahmen und Kundennotizen an einem Ort statt in drei Tabs.
Dashboards
Kennzahlen und Warnungen aus CRM, ERP und Finanzsystem in einer Ansicht, ohne Handarbeit.
Freigaben und Formulare
Angebote, Verträge oder Erstattungen einreihen, weiterleiten und mit Verlauf freigeben.
Wissensdatenbanken
Suche in Ihren eigenen Dokumenten, Richtlinien und FAQs.
Eigene Arbeit
OpSo
Für OpSo, unser eigenes Produkt in der Testphase, haben wir Dashboard, Onboarding und Admin-Konsole selbst entwickelt.
Unsere Projekte
Häufige Fragen
Fragen zur Prozessautomatisierung
Nicht immer. Oft reicht eine saubere Automatisierung ohne KI. Wo KI hilft, etwa beim Auslesen von Belegen oder beim Sortieren von Mails, prüft eine Person das Ergebnis.
KI-Check
Welcher Ablauf soll als Erstes entlastet werden?
Beschreiben Sie ihn in wenigen Sätzen. Im Kennenlernen klären wir, ob ein KI-Check sinnvoll ist.