KI-Beratung · Microsoft 365
Microsoft 365: weniger Handarbeit in Ihrem Tenant
Wir richten Power Automate, SharePoint, Teams und Outlook in Ihrem Tenant ein, Ihrer eigenen Microsoft-365-Umgebung, damit Freigaben, Dokumente und Postfach-Regeln ohne Handarbeit laufen. Manches steckt schon in Ihren Lizenzen. Was fehlt, sagen wir Ihnen vor dem Kauf.
Läuft in Ihrem Tenant·Lizenzprüfung vor jedem Kauf·Dokumentation für Ihre IT
01Leistungen
Was wir in Ihrem Tenant einrichten
Wir beginnen mit dem, was Ihrem Team am meisten Handarbeit abnimmt, und erweitern von dort.
Power Automate
Flows
Automatische Abläufe für Freigaben, Benachrichtigungen, Dokumente und Postfach-Regeln.
SharePoint
Listen und Freigaben
Anfragen, Urlaub, Reisekosten oder Bestellungen als Liste mit Status und Verlauf. Freigegeben wird per Klick in Teams.
Microsoft 365 Copilot
Copilot einführen
Rollen, Zugriffe und Regeln festlegen, damit Copilot nur auf Inhalte zugreift, für die die jeweilige Person berechtigt ist. Dazu auf Wunsch eine Schulung für Ihr Team.
Zum Copilot-Praxistag
02Typische Abläufe
Was sich in Microsoft 365 abnehmen lässt
Für diese Abläufe reichen oft die Standard-Connectoren für Outlook, Teams und SharePoint.
Beispiel-Szenario
Freigaben
Urlaub und Reisekosten freigeben
- Vorher
- Der Antrag geht als Anhang per E-Mail an die Leitung, die Antwort kommt irgendwann zurück.
- Nachher
- Der Antrag landet als Eintrag in einer SharePoint-Liste, die Leitung gibt in Teams frei, der Status ist für alle sichtbar.
- Bleibt beim Menschen
- Die Leitung entscheidet.
Dokumente
Angebote und Verträge aus einer Liste erzeugen
- Vorher
- Daten werden aus Excel in ein Word-Dokument kopiert.
- Nachher
- Das Dokument entsteht aus dem Listeneintrag und liegt in der richtigen Ablage.
- Bleibt beim Menschen
- Eine Person prüft das Dokument vor dem Versand.
Outlook
Bestellungen und Anfragen auslesen
- Vorher
- Eingehende Mails werden gelesen und von Hand in die Liste oder das System übertragen.
- Nachher
- Die wichtigen Angaben werden ausgelesen und als Vorgang angelegt.
- Bleibt beim Menschen
- Unklare Fälle landen bei einer Person.
03Vorgehen
Vom Tenant-Check zur Einführung
Wir beginnen mit einer Prüfung und bauen erst danach. Nach jedem Schritt entscheiden Sie, ob es weitergeht.
Schritt 01
Tenant ansehen
Lizenzprüfung vor jedem Kauf
Lizenzen, Sicherheitseinstellungen und genutzte Werkzeuge. Wir suchen ungenutzte Automatisierungen und prüfen, ob Ihre Lizenzen dafür reichen.
1/4 · PrüfungErgebnisEine Liste mit Abläufen, Aufwand und fehlenden Lizenzen.
Schritt 02
Erster Flow
Festpreis, vorab schriftlich
Ein Power-Automate-Flow oder eine Liste mit Freigabe geht live. Umfang und Festpreis stehen vorab schriftlich fest.
2/4 · PilotErgebnisEin laufender Ablauf in Ihrem Tenant, im Alltag getestet.
Schritt 03
Weitere Abläufe und Copilot
nach dem Pilot, auf Wunsch
Wir übertragen den Ansatz auf weitere Abläufe und führen Copilot mit Rollen und Regeln ein. Auf Wunsch schulen wir Ihr Team.
3/4 · EinführungErgebnisMehrere Abläufe laufen, Zugriffe und Regeln sind festgelegt.
Schritt 04
Dokumentation
Betrieb monatlich nach Vereinbarung
Wir dokumentieren Flows, Listen und Berechtigungen so, dass Ihre IT sie pflegen kann. Auf Wunsch betreuen wir die Lösung weiter.
4/4 · ÜbergabeErgebnisJeder Flow ist dokumentiert und hat eine zuständige Person.
04Voraussetzungen
Was wir für den Start brauchen
- Microsoft-365-Tenant
- Ein vorhandener Tenant mit Exchange Online, SharePoint und Teams. Manche Flows brauchen Zusatzlizenzen. Das klären wir vorab.
- Zugang
- Ein Administrator-Konto oder eine Person, die Berechtigungen einrichtet. Wir arbeiten mit Ihrer IT oder Ihrem Microsoft-Partner zusammen.
- Ansprechperson
- Eine Person, die den Ablauf kennt und Entscheidungen trifft.
- Zeit
- Ein Workshop zu Beginn und kurze Abstimmungen während des Piloten.
Lizenzen kaufen Sie bei Ihrem Anbieter. Wir verkaufen keine.
05Ihr Tenant
Was in Ihrem Tenant bleibt
01Daten und Konten bleiben bei Ihnen
Dokumente, Listen und Postfächer bleiben im Tenant. Flows, Listen und Verbindungen laufen mit Ihren Konten, und wir halten keine eigene Kopie Ihrer Daten vor.
02Rollen und Rechte
Flows und Copilot greifen nur auf Inhalte zu, für die die jeweilige Person berechtigt ist. Die Berechtigungen legen wir vorher mit Ihrer IT fest. Die nötigen Verträge (AVV) schließen wir vor dem Start.
Häufige Fragen
Fragen zu Microsoft 365
Manchmal. Viele sinnvolle Flows kommen mit den Standard-Connectoren für Outlook, Teams und SharePoint aus. Wann ein Premium-Connector nötig ist, sagen wir Ihnen vor dem Kauf.
KI-Check
Was steckt in Ihrem Tenant?
Im KI-Check prüfen wir, welche Abläufe sich mit Microsoft 365 automatisieren lassen und was Ihre Lizenzen dafür hergeben.